Reforma Tributária: o que muda e como sua empresa pode e deve se preparar

• 31 de outubro de 2025

Após décadas de discussões, a Reforma Tributária finalmente saiu do papel e já começa a tomar forma no Brasil. Com as primeiras mudanças previstas para entrar em vigor a partir de 2026, empresas de todos os portes e segmentos precisam entender o que está por vir e principalmente, como se adaptar de forma estratégica.

Este artigo tem o objetivo de esclarecer os impactos práticos da reforma e apontar os ajustes que empresas podem começar a fazer desde já para garantir uma transição mais segura e inteligente.

Por que uma Reforma Tributária?

O atual sistema tributário brasileiro é conhecido por ser um dos mais complexos, burocráticos e caros do mundo. São dezenas de impostos, regras diferentes por estado e município, bitributação, cumulatividade e disputas entre entes federativos.

A Reforma Tributária busca simplificar essa estrutura, criar um ambiente de negócios mais previsível e estimular a competitividade. Para isso, a principal mudança será a substituição de diversos tributos pelo IVA (Imposto sobre Valor Agregado).

O que muda na prática?

A proposta aprovada em 2023 prevê a criação de dois novos tributos:

• CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) – de competência federal, unifica PIS, Cofins e IPI.
• IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) – de competência estadual e municipal, substitui ICMS e ISS.

Ambos terão caráter não cumulativo, ou seja, o imposto será pago apenas sobre o valor que a empresa realmente agrega, evitando a chamada “tributação em cascata”.

A transição será gradual: Em 2026, começa a cobrança da CBS em alíquota reduzida. Em 2027, inicia a cobrança do IBS também em percentual menor. Até 2033, o sistema antigo será completamente substituído.

Os principais impactos para as empresas

A Reforma promete simplificar, mas isso não significa menos responsabilidade. Pelo contrário: o novo modelo traz novos desafios que exigem organização, precisão e controle.

Veja os principais pontos que merecem atenção:

1. Apropriação de crédito depende do fornecedor estar regular

Uma das grandes mudanças é que o crédito do imposto pago na compra de insumos ou serviços só será garantido se o fornecedor estiver em dia com suas obrigações fiscais.

Isso exige das empresas:

• Maior rigor na análise de fornecedores
• Validação constante do status fiscal dos parceiros comerciais
• Rastreabilidade dos documentos fiscais recebidos

Ou seja, não basta ter a nota fiscal, ela precisa estar correta, válida e emitida por um fornecedor que recolheu o imposto devido.

2. O custo do produto se torna ainda mais estratégico

No novo modelo, o imposto será destacado com mais clareza nas transações. Isso significa que qualquer falha na gestão fiscal impactará diretamente na formação de preço.

A margem de lucro será ainda mais sensível a erros no: Custo de aquisição, aproveitamento de crédito e pagamento indevido de tributos.

Empresas que não têm controle completo de seus documentos fiscais e estrutura de custos correm o risco de se tornarem menos competitivas no mercado.

3. Processos internos precisarão ser mais integrados

A separação entre áreas como compras, fiscal, contabilidade e TI precisa diminuir. A Reforma exige que os dados estejam:

• Organizados
• Rastreáveis
• Disponíveis em tempo real
• Consistentes entre os sistemas

Isso significa que as empresas precisarão investir em sistemas integrados, pessoas capacitadas e processos padronizados para manter a conformidade e evitar sanções.

4. Auditorias e malha fiscal tendem a ser mais frequentes

Com a centralização dos dados em plataformas digitais e um sistema mais transparente, a Receita Federal e os fiscos estaduais e municipais terão mais recursos para cruzar informações e detectar inconsistências.

A consequência? Auditorias eletrônicas mais frequentes, malhas fiscais automatizadas e penalidades mais rápidas.

5. A cultura fiscal precisa mudar

Não se trata apenas de ajustar sistemas. É preciso mudar a mentalidade da empresa: Do reativo para o preventivo: não esperar notificações para corrigir erros. Do operacional para o estratégico: usar dados fiscais para tomada de decisão. Do manual para o automatizado: reduzir riscos de falha humana

A Reforma Tributária deve ser vista não como uma ameaça, mas como uma oportunidade de modernização e ganho de eficiência.

Como sua empresa pode se preparar?

Embora a transição comece oficialmente em 2026, o momento de agir é agora. Empresas que se anteciparem à mudança estarão em vantagem competitiva nos próximos anos.

Aqui estão algumas ações práticas que podem ser iniciadas já:

1. Faça um diagnóstico fiscal interno

Revise os processos atuais de recebimento e validação de documentos fiscais. Entenda:

• Como os XMLs são capturados?
• Como é feito o controle de NFS-e em múltiplas prefeituras?
• Há rastreabilidade de todos os documentos?
• O SPED está sendo preenchido com base em dados confiáveis?

2. Avalie os fornecedores

Crie critérios para manter fornecedores confiáveis e com boa saúde fiscal. É hora de pensar em compliance na cadeia de suprimentos.

3. Invista em organização e digitalização

Estruture uma base sólida de documentos fiscais armazenados com validade jurídica e acesso rápido. Isso será vital para auditorias e para apropriação correta de créditos.

4. Envolva o time fiscal, contábil e TI

A Reforma não é só da contabilidade. Ela envolve tecnologia, gestão de dados e visão estratégica. Integração entre os setores é fundamental.

5. Acompanhe as atualizações da legislação

A transição terá ajustes e novas definições nos próximos meses. Ter uma equipe (ou parceiro) que acompanha essas mudanças de perto faz toda a diferença.

A Reforma Tributária vai exigir uma nova postura das empresas: mais controle, mais organização e mais inteligência fiscal.
Ela representa uma mudança estrutural profunda e aqueles que se prepararem com antecedência sairão na frente.

Planejamento, tecnologia e integração serão as palavras-chave para navegar com segurança neste novo cenário.

O momento de se estruturar é agora

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Fale com a gente. Vamos colocar o fiscal sob controle antes que ele vire um problema.