Quando o pedido não bate com a NF-e: o prejuízo entra pelo estoque

• 19 de setembro de 2025

Você faz o pedido, a mercadoria chega, a conferência “passa”… e, semanas depois, o inventário não fecha, o custo médio dispara e o crédito tributário não bate. Quase sempre há um culpado silencioso: pedido ≠ NF-e ≠ recebimento. É o tipo de erro que parece pequeno, mas entra pelo estoque e aparece no DRE.

O que isso causa

• Estoque e custo distorcidos: diferença de unidade/quantidade altera custo médio e gera ruptura “inexplicável”.
• Contas a pagar travado: valores, frete e descontos incoerentes prendem o pagamento e aumentam o retrabalho.
• DRE comprometido: margens estouram ou “milagres” aparecem, nenhum dos dois é real.
• Auditoria lenta: provar o que entrou (e por quê) vira caça ao tesouro.

Sinais de que o problema já está acontecendo

• Diferença recorrente entre estoque físico e saldo contábil.
• Custo médio oscilando sem variação real de compra.
• Estornos e notas de ajuste viram rotina no fechamento.

Onde o Guardião XML pode ajudar:

O Guardião XML resolve o ponto crítico na origem do problema: ele realiza a captura e o armazenamento das NF-e.

• O XML oficial é obtido diretamente na SEFAZ, mesmo sem e-mail do fornecedor. Você trabalha com dado confiável desde o início.

• Status visível
  Ver normal/cancelada/substituída evita entrada indevida e retrabalho no estoque/financeiro.
• Guarda legal por 11 anos
  Repositório auditável, com rastreabilidade. Em auditoria, a prova sai na hora.
• Governança multi-CNPJ
  Acesso por filial e visão consolidada para a matriz, o que facilita conciliações e fechamento.
• Integração com seu ERP
  O Guardião integra com o ERP, reduzindo ajustes manuais, estornos e atrasos.

Quando pedido, NF-e e recebimento não conversam, a empresa perde dinheiro em silêncio: no estoque, no crédito e no tempo do time. O primeiro passo não é “mais planilha”; é trabalhar com o documento correto, na hora certa, e manter tudo organizado e rastreável.

O Guardião XML entrega exatamente isso: captura na origem, com classificação inteligente, status visível, guarda por 11 anos e integração limpa com o seu ERP. Assim, o prejuízo não entra pelo estoque e o fechamento volta a caber no calendário.