Novo prazo para guarda de documentos fiscais passa a ser de 11 anos!

• 20 de maio de 2025

A partir de 1º de maio de 2025, entrou em vigor uma importante mudança para empresas de todo o Brasil: o prazo de armazenamento dos documentos fiscais eletrônicos passa a ser de 11 anos (ou 132 meses), conforme estabelecido pelo Ajuste SINIEF nº 2/2025.

Antes, o período de guarda obrigatório era de 5 anos. Com a nova legislação, as empresas devem se adequar para manter todos os documentos fiscais em meio digital, com integridade e autenticidade garantidas durante todo o período.

O que isso significa na prática?

Todas as empresas emissoras ou destinatárias de documentos fiscais eletrônicos como NF-e, NFC-e, CT-e, NFS-e e outros deverão manter os documentos fiscais organizados e acessíveis por mais de uma década. Além do arquivo XML, também devem ser preservados os dados relacionados aos eventos vinculados a esses documentos, como:

• Cancelamentos
• Inutilizações
• Cartas de correção
• Manifestações do destinatário
• Outros eventos que impactem o documento original

A guarda desses arquivos é obrigatória mesmo nos casos em que a empresa não seja a emissora do documento, como acontece com as notas fiscais de entrada.

Por que isso é importante?

A guarda correta dos documentos fiscais é essencial para:

• Cumprimento das obrigações fiscais e legais
• Atendimento a fiscalizações e auditorias
• Segurança jurídica em casos de questionamentos tributários
• Organização contábil e financeira da empresa

O descumprimento desse prazo pode acarretar multas, sanções fiscais e dificuldades na comprovação de operações passadas.

Como o Guardião XML pode ajudar?

Com o novo prazo, cresce também a responsabilidade das empresas com o armazenamento desses documentos fiscais. O Guardião XML é uma solução segura e eficiente para a recepção, organização, guarda e acesso de documentos fiscais eletrônicos, garantindo conformidade com a legislação e tranquilidade para a sua empresa.