Eu Testei! Como o Guardião XML Tornou mais Doce a Rotina da Florestal

• 4 de março de 2023

Diariamente, até 130 notas fiscais chegam à Florestal, indústria de balas, pirulitos e gomas, em Lajeado-RS. Os produtos que chegam suprem uma capacidade de produção de 2 mil toneladas por dia em uma linha com 250 itens. Com 80 anos de história, a Florestal está entre as principais marcas do seu segmento no Brasil e é líder em diversas linhas de produtos. Não é só de açúcar que se faz uma bala. As entregas de matéria-prima costumam ter longas listas de produtos na nota fiscal. E, antes do Guardião XML ser implementado na empresa, elas ocupavam um bom tempo da rotina administrativa em um processo manual de digitação e conferência.

“O processo era bastante moroso. Ao receber cada a nota fiscal, fazíamos a digitação manual dos itens e a conferência”, explica o coordenador de TI da Florestal, Ismael Weber. Segundo ele, com notas extensas, diferentes unidades de medidas e valores, além de variações entre duas e dez casas decimais nos dados, ocupavam a maior parte do tempo da equipe designada para a função. O trabalho repetitivo também ocasionava eventuais erros que, para a rotina da indústria, podem causar grandes prejuízos, especialmente de tempo. “Um item com a quantidade digitada errada, por exemplo, ainda que haja a conferência, muitas vezes segue errado para a produção. Consultar um produto e ver que o almoxarifado dispõe de 100 unidades, já faz a produção contar com essa matéria prima e fazer a ordem de produção com base nisso”, explica Weber. “Muitas vezes, detectar o erro, em um produto registrado como 10 gramas, quando o correto seria 10 quilos, pode levar um dia para se perceber”, exemplifica.

A implementação do Guardião XML, no final do ano passado, exigiu certas adaptações aos processos da Florestal. Há sete meses em pleno funcionamento, a solução mudou completamente a rotina da empresa. “O processo de digitação que antes tomava muito tempo, conforme a quantidade de itens da nota, hoje é feito em segundos: o sistema já apresenta todas as informações, quantidades, preços… e a nota já segue para a classificação”, afirma Weber. “Alguém que antes ocupava oito horas cuidando disso, hoje faz o processo em quatro”, ilustra. 

O ganho de tempo também permitiu à Florestal remanejar o seu departamento administrativo e realocar horas de trabalho em funções mais estratégicas. Tirar das mãos do operador a tarefa de transportar e checar dados garantiu livrar os profissionais de um trabalho maçante, tenso pela necessidade de concentração absoluta em longos períodos e passível de erros. A mudança também deu mais assertividade às entradas de notas fiscais. “O Guardião XML deu agilidade e confiabilidade aos dados. Ele oferece uma segurança grande sobre o que registramos”, conta Weber. Com quase um ano de uso, hoje o Guardião XML já não exige adaptações. Mas, quando surgem demandas técnicas, Weber pode contar com assessoria ágil também. “Sempre que precisamos, eles são bastante prestativos. E nos atendem em um tempo bom para a gente”, avalia.

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