Como o Guardião fez a Sumig Ganhar Tempo para Tarefas tão Importantes Quanto Lançar Notas Fiscais com Segurança

• 4 de março de 2023

Quanto valem 5 minutos da sua rotina de trabalho? Na Sumig – especializada em soluções para solda e corte, líder na América Larina na fabricação de tochas de solda MIG, TIG e Corte Plasma –  foram feitas as contas. E o resultado mostrou que o tempo dedicado ao lançamento de notas fiscais era maior do que o necessário, aceitável, produtivo. Desde 2019, a empresa conta com o Guardião XML para ganhar, além da economia de tempo, diversos outros benefícios.

“Nossa demanda de notas fiscais é grande, cerca de 90 a 100 por dia. E, entre lançar a nota, importar os dados no site da Sefaz, demorava, em cada uma, cerca de cinco a seis minutos. É um tempo grande”, conta Gabriel Tavares, analista fiscal da empresa. Tempo, ainda que pouco, tem impacto forte sobre as rotinas. Conforme Gabriel, inicialmente, a implantação do XML causou certo desconforto na rotina, pelo mesmo motivo: o tempo.

“Antes, os fornecedores chegavam  na empresa, deixavam a nota e a mercadoria e iam embora. Com o Guardião, mudamos o processo e eles precisam esperar uns dois minutos a mais”, contabiliza o “probleminha” sentido lá no início, mas já superado até pelos entregadores. “Hoje temos um pré-lançamento e um boletim de entrada final a ser assinado”, contextualiza Elisangela Ferrazza, contadora da Sumig.

E considera que, nessa etapa crucial do processo, o recebimento, esses minutinhos a mais fazem toda a diferença. “O processo está mais correto em termos de controladoria, de cruzamento da nota fiscal com a ordem de compra. Permite uma maior acuracidade de valores e na conferência do recebimento físico”, explica Elisangela.

Se os entregadores ganharam cerca de dois minutos a mais na sua rotina de entrega, quem cuida de todo o processo depois que eles vão embora, na Sumig, economizou muito mais tempo. “Com maior agilidade no lançamento, o operador do sistema consegue executar mais tarefas”, destaca Gabriel. Assim, tarefas como orientar os clientes sobre emissão de notas de devolução, uma tarefa que exige maior envolvimento/relacionamento humano, ou a conferência dos livros do dia anterior, ganharam mais espaço na rotina do departamento fiscal da Sumig.

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