Checklist para saber se sua empresa está perdendo documentos fiscais

• 1 de agosto de 2025

Você tem certeza de que todas as notas fiscais emitidas contra o CNPJ da sua empresa estão sendo devidamente capturadas, registradas e armazenadas?

Essa é uma pergunta que parece simples, mas cuja resposta pode revelar falhas graves na gestão fiscal. Muitas empresas acreditam que têm controle sobre seus documentos, mas, na prática, acabam descobrindo perdas quando já é tarde demais, seja na hora do fechamento contábil, da apuração de impostos ou, pior, durante uma fiscalização.

Pensando nisso, elaboramos um checklist completo e atualizado para ajudar sua empresa a identificar se está perdendo documentos fiscais sem perceber e como isso pode estar afetando seus resultados.

Por que esse checklist é importante?

Toda empresa que compra produtos ou contrata serviços está sujeita à emissão de documentos fiscais por terceiros. E esses documentos não são apenas comprovantes: eles têm validade jurídica, geram obrigações fiscais e podem representar créditos tributários relevantes.

A gestão adequada desses documentos especialmente dos arquivos XML de NF-e, CT-e e NFS-e é essencial para manter a conformidade com a legislação e garantir a eficiência fiscal.

Abaixo estão os principais pontos de atenção. Para cada item que você identificar na sua operação, considere como um alerta de risco fiscal, financeiro ou operacional.

1. Você ainda depende do fornecedor para enviar o XML?

Muitas empresas esperam que o fornecedor envie o XML por e-mail ou outro meio manual. O problema é que nem sempre isso acontece e quando o envio falha, a empresa deixa de registrar e armazenar um documento obrigatório.

O que isso indica: risco de perda de crédito fiscal, falha no lançamento contábil e exposição a penalidades.

2. Existem notas lançadas no ERP, mas sem XML arquivado?

Esse é um sintoma clássico de processos manuais e falhos. A nota é lançada com base em papel, PDF ou digitação manual, mas o arquivo XML está ausente.

Isso pode causar inconsistências nos registros e inviabilizar o uso de créditos tributários.

3. A equipe já precisou solicitar o XML novamente ao fornecedor?

Se isso ocorre com frequência, o processo está falhando. Além de tomar tempo da equipe, isso não garante que o fornecedor envie o XML correto e dentro do prazo legal.

É sinal de retrabalho, risco fiscal e falta de automatização.

4. Os documentos fiscais chegam por diferentes canais?

E-mail, portal da SEFAZ, plataformas de fornecedores, sites de prefeituras… Se os documentos chegam de forma dispersa, o risco de esquecer, duplicar ou perder notas é altíssimo.

Um sistema eficiente precisa centralizar e automatizar essa captura, reduzindo a dependência humana.

5. A contabilidade já reclamou de documentos que não foram enviados?

Essa é uma evidência clara de que o controle interno está falhando. Quando o contador identifica a ausência de XML ou atrasos recorrentes, significa que as perdas já estão acontecendo.

6. O fechamento fiscal exige uma “corrida” atrás de documentos?

Se a equipe precisa correr no fim do mês para reunir XML, validar dados e corrigir erros, algo está errado. Esse tipo de retrabalho consome tempo, gera estresse e aumenta o risco de inconsistência fiscal.

A apuração tributária deveria ser baseada em dados organizados e automatizados, não em improviso.

7. Não há conciliação automatizada entre notas recebidas e lançamentos no ERP?

Sem conciliação, não há como garantir que tudo o que foi emitido contra o CNPJ foi registrado corretamente. Notas podem ser lançadas a mais, a menos ou com dados divergentes.

A ausência de conciliação é uma das maiores causas de glosas fiscais e auditorias problemáticas.

8. Algumas notas são registradas fora do prazo legal?

Para regimes como o Lucro Real, perder prazos significa perder dinheiro. Documentos lançados fora do período fiscal estabelecido podem impedir o aproveitamento de créditos tributários relevantes (PIS, COFINS, ICMS, IPI, entre outros).

Sem controle automatizado e em tempo real, esse tipo de falha é inevitável.

9. A empresa já foi notificada por ausência de documentos?

Se sua empresa já recebeu alguma autuação, glosa ou questionamento fiscal por falta de documentos, significa que o problema não é apenas potencial, ele já causou danos concretos.

E o pior: pode se repetir a qualquer momento se os processos não forem corrigidos.

10. Os documentos fiscais são armazenados em planilhas, servidores locais ou e-mails?

Esse é um erro crítico. Guardar XMLs em pastas manuais, planilhas ou e-mails não oferece segurança jurídica nem conformidade fiscal.

11 anos é o tempo obrigatório para manter documentos fiscais eletrônicos Arquivo XML, NF-e, CT-e e NFS-e arquivados.

Se a empresa não conseguir apresentar esses documentos em uma fiscalização, pode sofrer multas severas.

💡 O Guardião XML realiza essa guarda de forma automatizada, segura e validada, garantindo conformidade com a legislação vigente.

Atenção: marcou 3 ou mais itens?

Muitas empresas acreditam estar “cobrindo tudo” até perceberem:

• Que créditos fiscais foram perdidos
• Que documentos sumiram ou foram lançados incorretamente
• Que o contador não recebeu tudo o que precisava
• Ou que a SEFAZ ou Receita Federal apareceu com uma notificação

A perda de documentos fiscais é silenciosa, mas pode custar caro.

💡 Como o Guardião XML resolve tudo isso?

O Guardião XML é uma plataforma desenvolvida para empresas que não podem se dar ao luxo de perder documentos, tempo ou segurança tributária.

Veja o que ele entrega na prática:

Captura automática de NF-e, CT-e e NFS-e, mesmo sem envio do fornecedor
Integração com ERPs e contabilidades terceirizadas
Validação e armazenamento por 11 anos, conforme a legislação
Conciliação automatizada entre documentos recebidos e lançados no sistema
Relatórios em tempo real
Visibilidade total das entradas fiscais, sem retrabalho e sem riscos

Resultados diretos para sua empresa:

• Redução de retrabalho
• Controle fiscal em tempo real
• Mais eficiência no fechamento contábil
• Evita glosas, autuações e perda de crédito
• Integração fluida entre áreas e maior governança