A importância da guarda legal dos arquivos XML: Entenda as leis e suas implicações

• 11 de agosto de 2023

A guarda legal de documentos fiscais é um assunto de extrema importância para empresas e profissionais que precisam lidar com a burocracia fiscal. Entre esses documentos, o arquivo XML se destaca por ser a representação digital de notas fiscais eletrônicas (NF-e) sendo fundamental para comprovação de transações comerciais e cumprimento das obrigações fiscais.

O que é o Arquivo XML e sua Importância

O arquivo XML é a versão eletrônica da nota fiscal, contendo informações detalhadas sobre uma transação comercial. Sua existência se tornou obrigatória após a instituição da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) no Brasil, com o objetivo de modernizar e agilizar o processo de emissão e controle das notas fiscais.

A guarda legal desses arquivos é essencial para as empresas, pois eles servem como prova da operação realizada, garantindo a integridade e a autenticidade das transações comerciais. Além disso, a Receita Federal exige que esses documentos sejam mantidos em formato digital e disponíveis para apresentação em caso de fiscalização.

Legislação Pertinente à Guarda Legal do Arquivo XML

Para entender melhor as obrigações legais relacionadas à guarda do arquivo XML, é importante conhecer as principais leis e normas que tratam desse assunto:

1. Ato COTEPE/ICMS 09/2008: Esse ato estabelece as especificações técnicas para a geração e o armazenamento dos arquivos XML da NF-e e do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).

2. Lei 12.682/2012: Essa lei dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.

3. Ato COTEPE/ICMS 36/2005: Estabelece prazos mínimos de guarda dos documentos fiscais eletrônicos.

4. Instrução Normativa RFB nº 1.782/2018: Essa normativa regulamenta a guarda digital de documentos e a digitalização de documentos físicos para fins fiscais.

Prazos de Guarda Legal do Arquivo XML

Conforme o Ato COTEPE/ICMS 36/2005, o arquivo XML da NF-e e outros documentos fiscais eletrônicos devem ser mantidos pelo prazo mínimo de 5 anos, contados a partir do encerramento do período fiscal ao qual se referem.

Implicações da não conformidade

O descumprimento da obrigação de guarda legal do arquivo XML pode acarretar em penalidades para as empresas. Em caso de fiscalização, se a empresa não apresentar os documentos fiscais eletrônicos devidamente armazenados, poderá sofrer multas e outras sanções.

A guarda legal do arquivo XML e demais documentos fiscais eletrônicos é uma responsabilidade importante para as empresas, assegurando a conformidade com a legislação fiscal e evitando problemas em eventuais fiscalizações. É essencial conhecer as leis e normas que regem esse tema, bem como garantir a adequada organização e armazenamento desses arquivos. Dessa forma, as empresas estarão preparadas para atender às exigências legais e operar de forma segura no ambiente fiscal brasileiro.