É lei! Arquivo XML precisa estar seguro (e acessível) por 5 anos

• 25 de fevereiro de 2023

Talvez a Receita Federal nunca tenha solicitado um arquivo XML de nenhuma nota fiscal da sua empresa (e é melhor assim, mesmo). Então, por que devo guardar esse arquivo digital por cinco anos? Primeiramente, porque é o que obriga a legislação tributária. E também porque o seu “nunca foi solicitado” pode mudar a qualquer momento. Conforme a legislação, o arquivo XML da NFe precisa ser armazenado eletronicamente por cinco anos, tanto pelo fornecedor quanto pelo comprador. Veja que essa obrigação não é dos serviços do Sefaz ou do seu contador, primeiras fontes que virão à mente quando o Fisco bater à porta. Além de embasar procedimentos comuns, como trocas de produtos, o arquivo também precisa ser entregue nesse formato sempre que a Receita Federal exigir. A regra abrange todos os contribuintes do ICMS.

Ambientes de guarda de arquivos, de qualquer espécie, costumam ter essa característica pode fazê-los parecer irrelevantes: a maioria deles não é acessado diariamente e talvez passem sua vida útil inteira sem uma consulta se quer. E é justamente nesses momentos raros em que eles se fazem necessários que a segurança da guarda se mostra fundamental; que compensa o esforço em se manter tudo organizado.

Para o Guardião XML, manter seguros esses arquivos não é esforço algum. Completamente integrado à rotina administrativa, ele faz sozinho o que seria um trabalho intenso para os “guardiões humanos” na gestão das empresas: resgata os arquivos XML do site do Sefaz, integra e permite o acompanhamento dos DFe’s (Documentos Fiscais Eletrônicos), com, por exemplo, NFe’s e CTe’s, em suas etapas; armazena com absoluta segurança por cinco anos e facilita a pesquisa em qualquer tempo. Inclusive, em maus momentos.