O Gerenciamento dos Arquivos XML

• 21 de novembro de 2024

O arquivo XML é o formato digital da nota fiscal eletrônica.

A sigla significa “eXtensible Markup Language” em inglês, que é um formato de arquivo universal usado para criar documentos com dados organizados.

O arquivo XML é composto por elementos que representam as diferentes informações da nota fiscal, como:

• Dados do emitente e destinatário;
• Produtos ou serviços;
• Valores;
• Impostos;
• Formas de pagamento;
• Transporte;
• Outras informações complementares.

A NF-e o que é:

O Projeto Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) foi desenvolvido, de forma integrada, pelas Secretarias de Fazenda dos Estados e Receita Federal do Brasil, a partir da assinatura do Protocolo ENAT 03/2005, de 27/08/2005, que atribuiu ao Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais (ENCAT) a coordenação e a responsabilidade pelo desenvolvimento e implantação do Projeto NF-e.

fonte: http://sped.rfb.gov.br/pagina/show/1328

Quais são as vantagens da NF-e?

A Nota Fiscal Eletrônica proporciona benefícios a todos os envolvidos em uma transação comercial, citamos alguns:

Para os emitentes da Nota Fiscal Eletrônica (vendedores):

• Redução de custos de impressão do documento fiscal, uma vez que o documento é emitido eletronicamente. O modelo da NF-e contempla a impressão de um documento em papel, chamado de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), cuja função é acompanhar o trânsito das mercadorias ou facilitar a consulta da respectiva NF-e na internet.
• Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais. A redução de custo abrange não apenas o espaço físico necessário para adequada guarda de documentos fiscais como também toda a logística que se faz necessária para sua recuperação.
• GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos: a NF-e é um documento eletrônico e não requer a digitalização do original em papel, o que permite a otimização dos processos de organização, guarda e gerenciamento de documentos eletrônicos, facilitando a recuperação e intercâmbio das informações.
• Simplificação de obrigações acessórias. As obrigações acessórias são simplificadas ou eliminadas com a adoção da NF-e;
• Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira. Os postos de fronteira fazem as validações dos documentos fiscais em seus sistemas durante as verificações de fronteiras. Através da chave de acesso da Nota Fiscal Eletrônica é feita consulta nos serviços do Sefaz.
• Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B). O B2B (business-to-business) é uma das formas de comércio eletrônico existentes e envolve as empresas (relação “empresa – à – empresa”).

Aos destinatárias de Notas Fiscais (compradoras):

• Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias, uma vez que poderá adaptar seus sistemas para extrair as informações, já digitais, do documento eletrônico recebido. Isso pode representar redução de custos de mão-de-obra para efetuar a digitação, bem como a redução de possíveis erros de digitação de informações;
• Planejamento de logística de recepção de mercadorias pelo conhecimento antecipado da informação da NF-e, pois a previsibilidade das mercadorias a caminho permitirá prévia conferência da Nota Fiscal com o pedido, quantidade e preço, permitindo, além de outros benefícios, o uso racional de docas e áreas de estacionamento para caminhões;
• Redução de erros de escrituração devido à eliminação de erros de digitação de notas fiscais;

Benefícios para a Sociedade:

• Redução do consumo de papel, com impacto positivo em termos ecológicos;
• Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;
• Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas;
• Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados a NF-e.

Benefícios para o Fisco:

• Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;
• Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;
• Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;
• Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação sem aumento de carga tributária;
• GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;
• Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da Receita Federal e demais Secretarias de Fazendas Estaduais (Sistema Público de Escrituração Digital – SPED).

Fonte: https://www.sefaz.rs.gov.br/ASP/SEF_ROOT/inf/SEF-NFE_Duvidas1.htm

Benefícios para os Contabilistas:

• Acesso rápido e seguro
• Centralização de documentos em um repositório digital.
• Pesquisa e recuperação de arquivos de forma ágil, com filtros por palavras-chave, categorias ou datas.
• Controle de acesso por níveis de permissão, garantindo segurança e confidencialidade.

Redução de custos

• Eliminação ou diminuição significativa de custos com papel, impressão e armazenamento físico.
• Redução de custos relacionados à perda ou extravio de documentos.
• Automação de processos, economizando tempo e recursos humanos.

Conformidade legal e auditorias

• Organização eficiente de documentos para atender às exigências fiscais e legais.
• Histórico de alterações e versionamento, garantindo rastreabilidade.
• Facilidade em apresentar documentação durante auditorias.

Aumento da produtividade

• Eliminação de atividades manuais e repetitivas.
• Maior eficiência nos processos internos, como aprovação e assinatura de documentos.
• Tempo dos colaboradores direcionado a atividades estratégicas.

Sustentabilidade

• Redução do consumo de papel, promovendo práticas ambientais responsáveis.
• Digitalização que contribui para iniciativas de ESG (Ambiental, Social e Governança).

Mobilidade e integração

• Acesso remoto a documentos de qualquer lugar com conexão à internet.
• Integração com outros sistemas corporativos, como ERPs, CRMs e plataformas de automação.
• Mitigação de riscos
• Backup regular e proteção contra perda de dados.
• Redução do risco de extravio ou danos aos documentos físicos.
• Garantia de consistência e integridade nos arquivos digitais.
• Customização e escalabilidade
• Configuração personalizada para atender às necessidades específicas de cada empresa.
• Escalabilidade que permite o crescimento do sistema junto com o negócio.

Esses benefícios tornam o GUARDIÃO XML uma solução essencial para empresas que buscam eficiência, segurança e modernização nos processos de gerenciamento documental.